top of page

Personal Productivity Ultimate Guide for Working Professional |#46

Updated: May 14



Kita semua punya 24 jam sehari dan 7 hari seminggu

Sayangnya seringkali kita ga menggunakan waktu tersebut dengan produktif

Framework ini gue terapkan ketika gue lagi ngerjain project reorganisasi skala besar sambil bangun side hustle dan mendapatkan promosi at the same time

Framework ini juga yang gue pakai ketika gue sekarang lagi bangun bisnis sambil grow influence di social media while liburan 2 bulan setahun

Let’s go for it


So apa sih yang dibutuhkan untuk bisa kerja dengan lebih efektif

Kalau gue bisa boil down jadi 1 skill maka skill itu adalah

Operational Excellence

Apa itu Operational Excellence?

Operational Excellence adalah sekumpulan teknik yang kita lakukan agar dapat mencapai tujuan

Istilah ini seringkali dipakai di dalam sebuah konteks organisasi

Tujuannya agak organisasi bisa beroperasi dengan efektif dan efisien

Memahami dan menerapkan skill ini buat individu juga bagus loh

Pertama, banyak kesamaan antara cara organisasi dan individu beroperasi

Gue tuangkan dalam tabel di bawah ya



Organisasi Individu ingin mendapatkan omzet ingin mendapatkan income yang sesuai ingin menjalankan proses dengan efisien perlu membagi waktu di tengah banyak prioritas ingin memastikan karyawan dan customer happy ingin memiliki kedamaian dalam diri dan orang sekitar

biarpun skalanya berbeda, ada banyak kesamaan mengenai tujuan dari organisasi dan individu

Kedua, individu adalah bagian dari organisasi

Untuk mencapai organisasi yang memiliki operational excellence, dibutuhkan peran dari individu di dalamnya

Ketika individu di dalamnya juga terbiasa bekerja dengan baik, maka akan lebih mudah untuk organisasi mencapai operational excellence

Ketika individu membantu organisasi untuk mencapai operational excellence maka ini win win


Individu dipercaya mengemban amanah yang lebih tinggi

Perusahaan pun juga bisa bertumbuh dan menyerap lebih banyak lapangan pekerjaan

So far kita sudah memiliki pemahaman mengenai operational excellence


Berserta pentingnya hal ini bagi individu dan organisasi

Sekarang kita akan bahas gimana mencapinya

Biar gampang untuk diingat, kita akan menggunakan framework GPS - Goal, Plan, System

Sama seperti GPS di handphone yang membantu kita untuk mencapai tujuan

GPS Framework akan membantu kita untuk menghasilkan tujuan yang kita inginkan

GPS Framework for Operational Excellence

Part 1: Goal

Goal adalah tujuan yang mau kita capai

Terlihat sederhana tapi seringkali kita kurang cermat dalam menentukan tujuan

Belum lagi kalau kita membutuhkan koordinasi dengan pihak lain mengenai tujuan tersebut


Gue kasih contoh ya

Di sebuah tim marketing, mereka sedang bekerja lembur menjelang campaign

Mereka bekerja keras setengah mati untuk menyukseskan campaign tersebut

Mereka memastikan konsep yang solid, visual yang menarik, dan promo yang kompetitif

Mereka pun puas dengan campaign yang mereka jalankan


Ketika presentasi ke tim lain, mereka banyak menuai kritik

Tim finance mengeluhkan budget tambahan yang diperlukan

Tim bisnis kecewa dengan target revenue yang tidak tercapai

Tim operasional kewalahan dengan kondisi di lapangan


Besar kemungkinan, mereka tidak memiliki kesepahaman mengenai apa goal yang mau dicapai

Untuk menyatukan goal, diperlukan meeting yang mewadahi hal tersebut

Meeting tersebut biasa dinamakan kick off meeting

Kalau lo mau belajar untuk bikin kick off meeting yang efektif, download free guide ini

Part 2: Plan

Plan adalah rencana kita untuk mencapai tujuan tersebut

Semakin jelas rencana kita, maka semakin pede kita bisa mendapatkan goal tersebut

Dalam prakteknya ada beberapa tantangan dalam proses planning

Tantangan 1: Kita ga selalu tahu apa yang perlu kita lakukan

Wajar kok apalagi kalau kita baru melakukan hal tersebut untuk pertama kalinya

Untungnya sekarang kita bisa minta bantuan AI untuk membuat perencanaan

Ni gue udah buatin step by step tutorialnya buat lo yang mau mencoba



Tantangan 2: Rencana akan mengalami perubahan

Banyak orang mengira kalau plan itu ga boleh berubah

Justru plan itu sesuatu yang perlu kita lakukan dengan fleksibel

Selama mencapai goal yang kita tentukan sebelumnya

Saran gue, tulis aja dulu hal yang perlu lo lakukan sepengetahuan elo

Secara tools bisa pakai google sheet


Kalau gue sih personally jauh lebih suka pakai Asana

In fact gue udah pake tool ini selama 8 tahun dan belum ada rencana pindah tools untuk tracking plan gue




Part 3: System

Setelah ada rencana, sekarang saatnya kita mengeksekusi

Gue menamakan part ini system karena eksekusi yang efektif itu memiliki sebuah sistem

Sistem adalah adalah komponen yang saling terintegrasi untuk mencapai tujuan tersebut

Berikut adalah komponen di dalam sistem operational excellence

Komponen 1: Prioritisasi

Sebelum kita merasa overwhelmed karena banyaknya hal yang perlu kita lakukan

Ada baiknya kita mengkaji ulang apakah hal tersebut perlu kita lakukan on the very first place

Untuk mengkaji hal tersebut gue biasa menggunakan matriks usaha vs dampak



Setiap gue memfilter rencana kerja dengan matriks ini, gue selalu dapat insight

Seringkali yang gue mau lakukan ada di kolom sebelah kiri yaitu yang dampaknya rendah

Setiap kali menggunakan matriks ini to do list gue auto menyusut

Biarpun menyusut tetap aja ada hal yang perlu dilakukan

Komponen 2: Teknologi

Ketika ada banyak hal yang perlu dilakukan, kita langsung mengira kita butuh orang

Padahal ketika kita cari orang, ada banyak efek samping yang perlu kita pahami


Apa aja efek samping tersebut?

Mulai dari investasi waktu dalam proses recruitment

Investasi biaya dari gaji karyawan

Ngasi effort untuk make sure mereka bisa up to speed dengan rolenya


Hence, kalau emang ga perlu hire mendingan ga hire orang sih

Kita bisa menggunakan teknologi supaya bisa bekerja dengan lebih efektif

Instead of minta admin scheduling jadwal, kita bisa pake google calendar appointment slot



Instead of jelasin hal yang sama berulangkali, kita bisa rekam video pakai Loom



Gue excited banget karena semakin kesini ada semakin banyak software yang memudahkan pekerjaan kita


Komponen 3: Delegasi

Nah akan ada hal yang ga bisa dikerjakan mesin dan bisa dikerjakan oleh manusia

Untuk inilah lo butuh bantuan orang lain


Ada 3 cara untuk melakukan delegasi

Cara 1: Delegasi ke teman kantor lo

Kadang kadang, kita bukan yang orang yang paling tepat mengerjakan sesuatu

Ada orang yang bisa mengerjakannya dengan lebih cepat

Ada yang memang memiliki wewenang untuk mengerjakan hal tersebut

Mulai pikirin kira kira tugas apa yang bisa lo delegasikan ke orang lain


Cara 2: Delegasi ke external service provider

Seringkali teman kantor kita juga punya kerjaannya sendiri

Oleh karena itu bisa aja lo meminta bantuan pihak external untuk memberikan service itu

Misalnya kalau lo adalah praktisi Human Resource Management

Lo bisa menghire trainer dari luar untuk memberikan sesi pelatihan


Cara 3: Delegasi ke new hire

Kalau dua opsi di atas udah ga works karena segitu banyaknya hal yang perlu dikerjakan

Mungkin udah waktunya untuk hiring orang lain

Nah pastiin lo punya kejelasan mengenai orang seperti apa yang mau lo hire

Beserta komitmen lo untuk memastikan orang tersebut bisa terintegrasi dengan baik

Komponen 4: Eksekusi

Nah setelah mengalami berbagai ronde filtrasi, sampailah lo sama hal yang perlu lo kerjakan

Ideally task disini adalah task yang

  • Cuma lo yang bisa mengerjakan

  • Kalau lo kerjakan akan membawa lebih dekat dengan goal elo

  • Task ini ngebantu lo grow as a person / professional

Jadwalin task ini di kalender seakan akan lo ada meeting sama orang lain

Dan ketika waktunya, show up

Recap

Oke yuk kita recap framework GPS for Operational Excellence

Goal

  • Tentuin tujuan yang mau lo capai

  • Lakuin project kick off untuk menyatukan tujuan sama tim lain

  • Download templatenya disini


Plan

  • Once tujuan udah clear, bikin rencana untuk sampai kesana

  • Gunakan ChatGPT untuk brainstorm rencana ke depan

  • Gunakan Excel / Asana untuk mendokumentasikan rencana lo


System

  • Komponen 1: Prioritiasi

  • Komponen 2: Teknologi

  • Komponen 3: Delegasi

  • Komponen 4: Eksekusi

Best of luck buddy!


Di episode kali ini gue akan bahas tentang framework productivity yang bisa lo coba supaya tetap bisa perform tanpa harus lembur

Content of The Week

Buat lo yang lagi galau mau stay atau resign, mungkin konten ini akan sedikit membantu. Di sini gue share hasil riset lama waktu orang bertahan di pekerjaannya dan juga framework 4F untuk jadi pertimbangan sederhana buat lo.

Kadang ketika meeting sama atasan dan ditanya progress kerja, kita suka bingung mau menyampaikan apa aja. Nah biar atasan tau hasil kerja dan bisa memberikan problem solving yang tepat jika dibutuhkan, sebaiknya lo sampaikan 3 hal ini.

Dulu ketika kerja kantoran gue ga suka ikut banyak meeting. Gue merasa banyak waktu terbuang dan jadi mengorbankan waktu untuk deep thinking. 3 tips bikin meeting lebih efektif.

7 views0 comments

Comments


bottom of page